Qualité des services de santé Ontario (QSSO) est un organisme du ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario. Assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), QSSO s’est créé un programme de protection des renseignements personnels visant à favoriser le respect de la Loi et, plus largement, des normes reconnues en matière de gestion et de protection de ces renseignements.
Responsabilités relatives à la protection de la vie privée
Le conseil d’administration de QSSO a nommé le vice-président, Affaires générales au titre de chef de la protection de la vie privée (CPVP). Le CPVP doit veiller à ce que QSSO respecte ses obligations en matière de protection des renseignements personnels prévues dans la LAIPVP ainsi que les exigences de sa propre politique de confidentialité et des procédures associées. Il est donc responsable de l’élaboration et de l’administration du programme de protection des renseignements personnels de QSSO.
Consentement
QSSO demandera le consentement éclairé de toute personne de laquelle elle compte obtenir des renseignements personnels, ce qui signifie qu’elle informera cette personne des objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements la concernant, et ce, avant même de procéder à leur collecte.
Il revient à chaque secteur d’activité de décider de la façon dont il déterminera les objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels, selon les normes énoncées dans les procédures de protection des renseignements personnels de QSSO.
Chaque secteur doit aussi déterminer s’il exigera un consentement exprès ou tacite avant de collecter, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels.
Programme de protection des renseignements personnels de QSSO
Le CPVP a conçu et mis en place un programme de protection des renseignements personnels, par lequel QSSO définit ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et s’engage à les respecter.
Ce programme repose sur la politique de confidentialité de QSSO, qui établit l’ensemble des engagements de l’organisme en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation appropriées de renseignements personnel. Le CPVP fournira la politique de confidentialité à toute personne et à tout organisme qui en fera la demande (notamment à l’adresse inscrite à la toute fin de la présente).
Pour aider QSSO à satisfaire aux exigences de sa politique de confidentialité, le CPVP a élaboré et instauré :
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Des procédures de protection des renseignements personnels et de gestion de l’information visant à ce que les employés de QSSO accèdent aux renseignements personnels et les utilisent, les divulguent et les conservent de façon appropriée, dans le respect des objectifs pour lesquels l’organisme les a recueillis;
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Une formation sur la protection des renseignements personnels et une initiative de sensibilisation à l’intention des nouveaux employés ainsi que des formations périodiques sur le sujet;
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Des procédures de mise en évidence et de gestion des risques en la matière;
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Des activités de vérification du respect par QSSO des exigences de la loi et de sa politique en matière de protection des renseignements personnels.
Mesures de protection
Pour prévenir la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation non autorisées de renseignements personnels, QSSO a adopté des mesures de protection des renseignements personnels en sa possession, notamment :
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des mesures visant à restreindre l’accès des employés aux seuls renseignements personnels appropriés, dans les systèmes de gestion de l’information (électronique et papier);
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des mesures de protection des données, servant entre autres à protéger les renseignements personnels (notamment par le chiffrement) lors de leur échange entre QSSO et des tiers;
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des mesures de protection du réseau, ce qui comprend les pare-feu et des dispositions pour détecter et prévenir les intrusions, ainsi que des mesures antiprogramme malveillant.
Communication avec le chef de la protection de la vie privée
Les particuliers peuvent communiquer avec le CPVP pour :
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demander un accès aux renseignements personnels de leurs dossiers, détenus par QSSO, ou une modification de ces renseignements;
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se renseigner ou se plaindre relativement au programme de protection des renseignements personnels, à la politique de confidentialité ou aux pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels de QSSO.
Pour communiquer avec le CPVP, écrivez à privacy@hqontario.ca.